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Ein Mailclient ist das Programm, mit dem Sie Ihre E-Mails lesen, schreiben und verwalten können (z.B. Outlook, Thunderbird).

An der RUB haben Sie dazu zwei Möglichkeiten:Zentraler Mailclient
Sie verwenden einen von uns zentral installierten Mailclienten. Dieser besitzt ein Web-Interface, d.h. er kann über einen gängigen Browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome...) genutzt werden.
Den zentralen Mailclient der RUB finden Sie unter:
https://mail.ruhr-uni-bochum.de/webmail

Lokale Mailclienten
Alternativ dazu können Sie einen eigenen Mailclienten z.B. auf Ihrem Rechner, lokal installieren. Beispiele für lokale Mailclienten sind Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird.
 

Der Mailserver nimmt ausgehende Post von Ihnen entgegen und legt eingehende Post in Ihrer Mailbox ab, sodass Sie darauf zugreifen können.

Der Austausch von Daten, also insbesondere der E-Mails, zwischen Client und Server erfolgt über festgelegte Protokolle:

  • SMTP: simple mail transport protocol - zum Versand der Briefe
  • POP: post office protocol - zum Empfang
  • IMAP: internet message access protocol - zum Empfang

Zum Empfang der Briefe empfehlen wir grundsätzlich das modernere und effektivere Protokoll IMAP!

Bei den meisten E-Mail-Programmen (z.B. Outlook, Thunderbird) geschieht dies durch Erzeugung eines sog. "Kontos". Darin wird zumindest festgelegt (nicht unbedingt in dieser Reihenfolge):

Mailempfang

  • das Zugriffsprotokoll für den Mailempfang, also IMAP (oder POP)
  • der Name des Mailservers: mail.ruhr-uni-bochum.de
  • die jeweils zugehörige Portnummer entsprechend der ausgewählten Verschlüsselungsoption:
    • Port 143 für IMAP: TLS-Verschlüsselung
    • Port 993 für IMAP: SSL-Verschlüsselung
    • Port 110 für POP: TLS-Verschlüsselung
    • Port 995 für POP: SSL-Verschlüsselung
  • Ihre LoginID und das zugehörige Passwort

Mailversand

  • Ihre eigene E-Mail-Adresse und Ihr persönlicher Name zur Absenderadressierung
  • der Name des Mailservers: mail.ruhr-uni-bochum.de
  • die jeweils zugehörige Portnummer entsprechend der ausgewählten Verschlüsselungsoption:
    • Port 465 für SMTP: SSL-Verschlüsselung
    • Port 587 für SMTP: TLS-Verschlüsselung
  • Ihre LoginID und das zugehörige Passwort (Eine Option zur Authentifizierung [= Übertragung von Kennung LoginID und Passwort] ist einzuschalten.)

Hinweis: Die Verschlüsselung umfasst nur den Transfer zwischen Mailserver und Ihrem Mailklienten, nicht den gesamten Weg Ihrer Post!

Ja, Sie können zum einen den Spam-Filter aktivieren, zum anderen auch die automatische Beantwortung Ihrer E-Mails (zum Beispiel als Abwesenheitsnotiz) veranlassen. Die Einstellungen können Sie in der zentralen LoginID-Verwaltung (www.rub.de/loginID) vornehmen.

Das Postfach hat standardmäßig eine Größe von 1 GB.
Sie können eine Erhöhung des Mailboxspeicherplatzes auf 10 GB über das Selfcaredurchführen. Die Selfcare-Website erfordert eine Authentifizierung über Ihre LoginID.

Sie behalten Ihre RUB-Mail-Adresse so lange, wie Sie Mitglied der RUB sind.
Für ehemalige Studierende und Mitarbeiter/innen bietet die RUB die Eintragung in das sogenannte Alumni-Verzeichnis an. In diesem Verzeichnis können Sie sich eine lebenslange Alumni-E-Mail-Adresse erstellen.

Bei den meisten Mailklienten sind die Zugangsdaten unter einem "Konto" gespeichert, das sich zumeist nicht umstellen lässt. Löschen Sie daher das alte Konto und richten ein neues ein, bei dem Sie IMAP als Typ auswählen. Die übrigen Angaben bleiben weitgehend unverändert. (Schauen Sie sich Ihr altes Konto vorher noch einmal an!) Insbesondere ändern sich jedoch die Portnummern.

Hinweis:
Das gesamte Zeitverhalten ändert sich, da bei IMAP nun nicht mehr alle E-Mails automatisch heruntergeladen werden, sondern erst bei Bedarf. Sie sehen nun Ihre Mailbox, wie sie auf dem Server liegt, und nicht "nur" Ihre heruntergeladene Eingangspost.

Im Gegensatz zu POP zeichnet sich IMAP insbesondere dadurch aus, dass es die Möglichkeit bietet, E-Mails in sog. Foldern auf dem Mailserver zu speichern und zu verwalten.
Jeder IMAP-Folder ist als Datei auf dem Mailserver realisiert.

Man muss unterscheiden zwischen den (vorgegebenen oder selbst eingerichteten) IMAP-Foldern und der Gesamtheit aller vorhandenen Verzeichnisse auf dem Mailserver:

  • Es gibt i.a. mehr Dateien als IMAP-Folder.
  • Ein IMAP-Klient zeigt zunächst nur die IMAP-Folder an.

IMAP-E-Mail-Programme benutzen eine Reihe von Standard-Ordnern:

  • für die eingehende E-Mail
  • für Kopien versandter E-Mails ("Durchschläge")
  • für Entwürfe (noch nicht versandte E-Mails)
  • für gelöschte E-Mails ("Papierkorb")
  • für (automatisch) entdeckte Werbe-E-Mails (nur bei IT.SERVICES).

Diese sind unterschiedlich benannt. Die IMAP-Standard-Ordner liegen alle im IMAP-Basisverzeichnis.
Aus der Menge der vordefinierten IMAP-Folder können Sie die anzuzeigenden Ordner auswählen ("subskribieren"). Finden Sie einen Ordner nicht, so kann es daran liegen, dass Sie neu angelegte Ordner nicht subskribiert haben.

Alle eingehenden E-Mails werden darauf überprüft, ob sie Spam enthalten. Derartig identifizierte E-Mails werden dem Benutzer nicht in seiner Mailbox, sondern in einem speziell dazu eingerichteten IMAP-Folder "UCE-TMP" zugestellt. Beim erstmaligen Auftreten von Spam wird dieser Ordner automatisch eingerichtet.

Mit Spam bezeichnen wir alle Formen unerwünschter E-Mail, also Bettel-, Ketten- und Werbebriefe, insbesondere auch mit sexuellem Inhalt. Hierunter fallen auch die Begriffe UBE = Unsolicited Bulk E-Mail (unverlangte Massenbriefe) und UCE = Unsolicited Commercial E-Mail (unverlangte kommerzielle Briefe).

Für die Zustellung von E-Mails wird ein Mechanismus eingesetzt, der mit den E-Mail-Headern nicht unmittelbar zusammenhängt. Für die Zustellung ist nur der sog. Umschlagempfänger relevant. Wenn man sich Weiterleitungen, Mailinglisten oder die Nutzung von BCC (blind corbon copy) ansieht, wird der Zusammenhang meist klarer.

Genauere Erläuterungen finden Sie z.B. in einer FAQ der Universität Wien.

Schreiben Sie NICHT an den Absender der E-Mail und vermeiden Sie das Anklicken von Links innerhalb der E-Mail, selbst wenn der Link vermeintlich eine Abbestellung vorgibt. Durch solches Handeln bestätigen Sie gegenüber dem Absender eine Nutzung der Adresse, wodurch Sie dem Spammer umso mehr Anreiz bieten, Ihnen weiter und vermehrt Spam zukommen zu lassen.

Sinnvoll ist es dagegen, einen sog. Spam-Filter zu nutzen.

Ein Spam-Filter ist ein Programm, das eingehende E-Mails auf Spam hin untersucht. Dabei werden verschiedene Kriterien, die auf Spam rückschließen lassen, herangezogen und die E-Mail wird ggf. zurückgehalten.

Da es nicht immer eindeutige Kriteriem für Spam gibt, kann ein Spam-Filter nicht hundertprozentig arbeiten. Es kann immer wieder zu Fehlschlüssen in die eine oder andere Richtung kommen, d.h. Spam wird zugestellt bzw. Nicht-Spam wird zurückgehalten.

Der Vorgang der Spam-Filterung funktioniert schrittweise:

Markierung: Genutzt wird das Programmpaket "SpamAssassin". Dies untersucht immer alle von außen eingehenden Briefe und fügt das Ergebnis der Untersuchung als zusätzliche Header (X-Spam-Tag) der E-Mail bei.

Filterung: Wenn ein Benutzer des zentralen Mailservers (mail.ruhr-uni-bochum.de) die Spam-Filterung aktiviert hat, wird eine als Spam erkannte E-Mail nachfolgend nicht in der Mailbox zugestellt, sondern in einem separaten Ordner namens UCE-TMP abgelegt.

(Von der Spam-Filterung der RUB profitieren ausschließlich Nutzer des zentralen Mailservers der Ruhr-Universität.)

Die im Ordner "UCE-TMP" angesammelten Spam-Mails werden mit zeitlichem Verzug (nach ca. 4 Wochen) automatisch gelöscht.

Wenn Sie Ihre E-Mails über das IMAP-Protokoll oder das Web-Interface abrufen, können Sie die gefilterten Nachrichten im IMAP-Ordner "UCE-TMP" finden. Sie erhalten zudem regelmäßig eine Status-Mail von IT.SERVICES, die Sie über den Stand Ihres UCE-TMP-Ordners informiert.

Um den Spam-Filter verbessern zu können, muss er trainiert werden. Insbesondere muss der Spam-Filter aus seinen Fehlern lernen. Dies gilt sowohl für durchgelassenen Spam als auch für Nicht-Spam, der aussortiert wurde.

Wenn Sie ein IMAP-Mailprogramm oder unser Webmail nutzen, so wird der Spam-Filter automatisch trainiert, wenn Sie eine Mail in oder aus dem Spam-Ordner bewegen. Dabei ist es (fast) egal, ob es sich bei dem Spam-Ordner um den von uns angelegten UCE-TMP Ordner handelt, oder um den Spam-Ordner Ihres E-Mailprogramms. Technische Details finden Sie in den Postmaster Informationen.

Hinweis: Sie sollten diese Optionen allerdings nur nutzen, wenn Sie den zentralen Spamfilter eingeschaltet haben, da Sie andernfalls viele Spam-Mails melden, die bereits als Spam bekannt und entsprechend markiert waren.

Öffnen Sie die zentrale LoginID-Verwaltung (www.rub.de/loginID) und wählen Sie den Menüpunkt "Mailbox verwalten" aus. Im nun folgenden Menü stellen Sie "Spam aussortieren" (rot umrandet) auf "an". Dazu öffnen Sie das Drop-Down-Menü und wählen "an". Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Änderungen übernehmen" wird der Filter aktiviert.

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IT.SERVICES betreibt einen zentralen Virenscanner, welcher den gesamten ein- und ausgehenden E-Mailverkehr der Universität scannt und verseuchte E-Mails herausfiltert.

Über das Ergebnis werden die Betroffenen an der RUB in Form einer wöchentlichen E-Mail (Betreff: Antivirus Zusammenfassung) informiert.

Trotz dieser Maßnahme kann es zu kritischen Situationen kommen:

  • Neu entstandene Viren und Würmer sind dem zentralen Virenscanner evtl. noch nicht bekannt und können daher für eine gewisse Zeit die Mechanismen überwinden, bis diese aktualisiert wurden.
  • Derartige Viren können auch auf anderen Wegen in das Uninetz gelangen, z.B. durch einen mitgebrachten Laptop, der mit dem Hochschulnetz verbunden wird.

Der zentrale Virenscanner ist somit ein wichtiger Schutz, bietet jedoch keine hundertprozentige Sicherheit.

Bisher gibt es zwei grundsätzliche Arten von virenverseuchten E-Mails:

  • Ein Teil dieser Schädlinge versucht, eine vorhandene Sicherheitslücke in einem Mailklienten (= das Programm, mit dem Sie die E-Mail bearbeiten) auszunutzen. Daher ist es ratsam, immer eine aktuelle Version Ihres Mailklienten zu verwenden.
  • Ein anderer Teil der virenverseuchten E-Mails trägt den eigentlichen Schädling "nur" im Anhang und versucht Sie zu überreden, diesen Anhang zu öffnen bzw. auszuführen.

Wenn Sie eine unbekannte Anlage von einem unbekannten Absender erhalten, ist höchste Vorsicht geboten. Öffnen Sie nur Anlagen, die Sie erwarten!

Generell sollten Sie darauf achten, ein Antivirenprogramm und eine Firewall (z.B. Sophos) zu verwenden und diese sowie Ihr Betriebssystem über Updates immer auf aktuellem Stand zu halten. Bedenken Sie jedoch: Hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht!

In Regelfall nicht.

Wenn Ihnen Absender und Betreff etwas sagen und Sie eine wirkliche Nachricht (und nicht nur eine Virus) dahinter vermuten, könn(t)en Sie mit dem Absender Kontakt aufnehmen.
Die zurzeit aktuellen Viren fälschen jedoch den Absender. Sie können daher nicht wirklich den Absender erkennen. Insbesondere macht es daher auch keinen Sinn, den vermeintlichen Absender von diesem Virenversand zu informieren.
Juristisch gesehen muss IT.SERVICES Sie benachrichtigen, wenn E-Mails nicht zugestellt werden. Im Regelfall können Sie daher diese Nachricht einfach zur Kenntnis nehmen und löschen.

Die wichtigste Voraussetzung ist die "politische Absegnung" desjenigen, der die Hoheit über alle Empfängeradressen dieser E-Mail hat. In der Regel wird das der Leiter einer Einrichtung, der Dekan einer Fakultät oder der Rektor bzw. Kanzler sein. Diese Absegnung wird von IT.SERVICES vereinbart. IT.SERVICES gibt dem Postmaster-Team anschließend grünes Licht für die jeweilige Mail.

Für den Versand einer Rund-/Massenmail schreiben Sie zwei E-Mails an postmaster@ruhr-uni-bochum.de.

E-Mail Nr. 1:
Erläutern Sie kurz, um welche Rundmail es sich handelt: Wer ist Auftraggeber? Was ist der Betreff? An wen soll die E-Mail geschickt werden [To:-Zeile (z.B. Alle Studierende der ...)]? Diese Informationen werden verwendet, um bspw. die organisatorischen Voraussetzungen zuordnen zu können. Den Betreff benötigen wir, um die Rundmail zu identifizieren (s.u.).

Eine Liste der Empfänger hängen Sie an diese E-Mail an. Die Liste kann aus Matrikelnummern oder E-Mail-Adressen bestehen (bitte nicht beides mischen). Sollten Sie den Fall haben, dass Sie die E-Mail sowohl an Matrikelnummern als auch an E-Mail-Adressen senden möchten, so hängen Sie zwei Listen an die E-Mail an. Die Liste sollte eine Klartextdatei sein, die jeweils einen Empfänger pro Zeile enthält. Bitte keine Excel-Tabellen, Word- oder PDF-Dateien.

E-Mail Nr. 2:
Die eigentliche Rundmail, und zwar genau so, wie Sie sie an die Empfänger versenden möchten. Dies ist (bis auf eine Ausnahme) wörtlich gemeint. Das einzige, was wir nachträglich ändern, ist die To:-Zeile, die durch den "sprechenden Kurztext" (s.o.) ersetzt wird.

Dies bedeutet insbesondere:

  • Verwenden Sie den Absender (From:), der auch beim späteren Versand verwendet werden soll.
  • Verwenden Sie das Reply-To:-Feld, damit die Antworten dem gewünschten Empfänger zugestellt werden.

Hinweise zur E-Mail:

  • Versenden Sie Klartext- / Plaintext- / Nur-Text-E-Mails.
  • Fassen Sie sich kurz. Je länger die E-Mail, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass sie komplett gelesen wird.
  • Versenden Sie keine Anhänge. Laden Sie Ihre Daten auf einen Server und versenden Sie, wenn nötig, einen passenden Link.
  • Verwenden Sie (nach Möglichkeit) eine digitale Signatur.

Um Informationen zur Speicherplatzbelegung auf dem Mail-Server zu erhalten, melden Sie sich bitte auf der LoginID-Seite (www.rub.de/loginID) an. Dort können Sie sich über Ihren Account informieren.

Benutzer/innen haben auf dem Mail-Server "mail.ruhr-uni-bochum.de" individuell voreingestellte Quota (Zuteilung von Plattenspeicher). Haben Sie Ihr Speicherlimit überschritten, geht der Mail-Server in zwei Stufen vor.

Zunächst werden nur Warnungen per E-Mail automatisch erzeugt, z.B.:

  • Sie haben Ihr Quota-Limit (Zuteilung von Plattenspeicher) auf unserem Mailhost überschritten.
  • Im Augenblick belegen Ihre Daten 152531 Kilobyte, zugelassen sind 100000 kB.

Es folgt eine Auflistung der Belegung auf dem Mailserver.

Kurzfristig ist eine Überziehung dieser Quota bis zu einem festgelegten Limit möglich.

Haben Sie innerhalb von 5 Wochen nach Erreichen der Quota den Speicherplatzbedarf Ihrer Mailbox nicht unterhalb der Quota reduziert oder sogar das Limit erreicht, wird, abgesehen von einer weiteren Hinweismail, keine weitere E-Mail mehr an Ihr Postfach zugestellt. Dieser Zustand wird solange aufrechterhalten, bis Sie die Größe des Postfachs auf eine Größe unterhalb Ihrer Quota reduziert haben.

Sie können sich über den aktuellen Speicherplatzbedarf und Ihre Quota in der zentralen LoginID-Verwaltung (www.rub.de/loginID) unter dem Menüpunkt "E-Mail Quotierung" informieren.

Melden Sie sich bitte auf der LoginID-Seite (www.rub.de/loginID) an. Dort können Sie sich über Ihren Account informieren und unter Administration Ihre "Mailbox verwalten".
Sie haben hier die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, wie beispielsweise die automatische Weiterleitung von eingehenden E-Mails an eine andere E-Mail-Adresse.

Melden Sie sich bitte auf der LoginID-Seite (www.rub.de/loginID) an. Dort können Sie sich über Ihren Account informieren und unter Administration Ihre "Mailbox verwalten".
Sie haben hier die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen, wie beispielsweise die Einstellung einer automatischen Antwort auf eintreffende E-Mails.

Die Ruhr-Universität nutzt zwei verschiedene E-Mail-Systeme: RUBMail und RUBExchange.

  • RUBMail ist eine Eigenentwicklung auf Basis der Mailserver-Software Postfix und weiterer, standardisierter Software-Tools.
  • RUBExchange basiert auf dem Nachrichten-System Microsoft Exchange, das neben dem Mailserver und einem webbasierten Mailprogramm (Outlook Web Access, OWA) auch eine Groupware-Applikation zur Verwaltung von Terminen, Kontakten und Aufgaben beinhaltet.

Weitere Informationen zu den Eigenschaften der E-Mail-Systeme und den Nutzungsvoraussetzungen finden Sie unter E-Mail (RUBMail) und E-Mail (RUBExchange).