03.09.2026
© Mit KI erstellt
Vor einigen Wochen ist die SharePoint-Umgebung der Ruhr-Universität Bochum erfolgreich auf eine neue Version umgezogen. Während der Migration waren Dienste wie z.B. das Serviceportal für die Beschäftigten zeitweise nicht erreichbar. Was im Hintergrund während dieser Zeit passiert ist und warum der technische Umzug nahezu eine Woche in Anspruch genommen hat, zeigt dieser Blick hinter die Kulissen.
SharePoint ist eine Plattform von Microsoft, über die Informationen bereitgestellt, Dokumente geteilt und digitale Arbeits- und Verwaltungsprozesse umgesetzt werden können. An der RUB ist SharePoint seit vielen Jahren ein zentraler Bestandteil der digitalen Arbeitswelt.
Das Serviceportal, welches auf SharePoint basiert, bündelt Informationen und Wissen aus unterschiedlichen Bereichen und stellt sie den Beschäftigten zentral zur Verfügung. Darüber hinaus laufen über SharePoint zahlreiche Verwaltungs- und Unterstützungsprozesse – etwa die Abwesenheitsverwaltung, Veranstaltungsanmeldungen, der Abruf von Formularen oder Prozesse rund um das Fortbildungsportal. Auch zahlreiche SharePoint-Sites und -Sammlungen werden für die Zusammenarbeit genutzt.
Damit die auf SharePoint basierenden Portale und Prozesse technisch zukunftsfähig sind, war im August 2026 ein großes Update auf eine neue SharePoint-Version notwendig. Dieses Update hatte einen mehrtägigen Ausfall der auf SharePoint basierenden Dienste zufolge. Aber was steckt eigentlich hinter einer solchen Migration und wieso dauert es manchmal länger als geplant?
Vor einigen Wochen ist die SharePoint-Umgebung der Ruhr-Universität Bochum erfolgreich auf eine neue Version umgezogen. Während der Migration waren Dienste wie z.B. das Serviceportal für die Beschäftigten zeitweise nicht erreichbar. Was im Hintergrund während dieser Zeit passiert ist und warum der technische Umzug nahezu eine Woche in Anspruch genommen hat, zeigt dieser Blick hinter die Kulissen.
SharePoint ist eine Plattform von Microsoft, über die Informationen bereitgestellt, Dokumente geteilt und digitale Arbeits- und Verwaltungsprozesse umgesetzt werden können. An der RUB ist SharePoint seit vielen Jahren ein zentraler Bestandteil der digitalen Arbeitswelt.
Das Serviceportal, welches auf SharePoint basiert, bündelt Informationen und Wissen aus unterschiedlichen Bereichen und stellt sie den Beschäftigten zentral zur Verfügung. Darüber hinaus laufen über SharePoint zahlreiche Verwaltungs- und Unterstützungsprozesse – etwa die Abwesenheitsverwaltung, Veranstaltungsanmeldungen, der Abruf von Formularen oder Prozesse rund um das Fortbildungsportal. Auch zahlreiche SharePoint-Sites und -Sammlungen werden für die Zusammenarbeit genutzt.
Damit die auf SharePoint basierenden Portale und Prozesse technisch zukunftsfähig sind, war im August 2026 ein großes Update auf eine neue SharePoint-Version notwendig. Dieses Update hatte einen mehrtägigen Ausfall der auf SharePoint basierenden Dienste zufolge. Aber was steckt eigentlich hinter einer solchen Migration und wieso dauert es manchmal länger als geplant?
Die RUB betreibt ihre SharePoint-Umgebung bereits seit SharePoint 2013 On-Premises, das heißt auf eigenen Servern. Die bisher eingesetzte SharePoint-2019-Umgebung wurde im August 2026 erfolgreich auf die SharePoint Subscription Edition (SE) migriert. Die Herausforderung dabei: Für den Wechsel von SharePoint 2019 auf die Subscription Edition gibt es kein einfaches Versionsupdate. Stattdessen musste parallel zur bestehenden Umgebung eine vollständig neue SharePoint-Umgebung aufgebaut werden. Erst anschließend konnten die bestehenden Daten, Anwendungen und Einstellungen Schritt für Schritt in die neue Umgebung übernommen werden.
Über viele Jahre ist eine umfangreiche und individuell auf die Anforderungen der RUB zugeschnittene Umgebung entstanden. Neben den eigentlichen SharePoint-Inhalten mussten daher zahlreiche selbstentwickelte Anwendungen, Erweiterungen, Zusatztools und individuelle Lösungen berücksichtigt und übernommen werden.
Den ersten Schritt bildete der Aufbau der neuen technischen Umgebung. Dafür wurden vier neue virtuelle Server eingerichtet und konfiguriert. Zwei dieser Server übernehmen hauptsächlich die Bereitstellung der SharePoint-Webseiten, während zwei weitere Server für die Suchfunktion zuständig sind.
Auch die Datenbankumgebung wurde neu aufgebaut. Die Datenbanken kann man sich vereinfacht als den zentralen Speicher vorstellen, in dem SharePoint einen großen Teil seiner Informationen und Einstellungen ablegt.
Für den Zugriff auf die verschiedenen SharePoint-Angebote wurde außerdem die technische Infrastruktur rund um die Webseiten neu eingerichtet. Dazu gehörten unter anderem Netzwerkadressen, Zertifikate und ein Lastverteiler. Dieser sorgt vereinfacht gesagt dafür, dass die Zugriffe auf die beiden Webserver sinnvoll verteilt werden und die Plattform auch bei vielen gleichzeitigen Zugriffen stabil funktioniert.
Damit entstand eine vollständig neue technische Basis, auf der anschließend die aktuelle SharePoint Subscription Edition installiert und eingerichtet werden konnte.
Dann begann der eigentliche Umzug der bestehenden Daten. Dazu wurden Sicherungskopien der Datenbanken aus der bisherigen SharePoint-2019-Umgebung erstellt und in die neue Datenbankumgebung übertragen. Insgesamt wurden dabei rund 1 Terabyte an Daten gesichert und anschließend wiederhergestellt. Auf dieser Grundlage konnten die verschiedenen SharePoint-Dienste und Webanwendungen in der neuen Umgebung eingerichtet und wieder mit den vorhandenen Daten verbunden werden. Auch die Suchfunktion wurde neu konfiguriert und überprüft.
Die Migration war deshalb weit mehr als ein einfaches Versionsupdate. Die über Jahre gewachsene Umgebung musste Schritt für Schritt analysiert, die einzelnen Komponenten migriert und anschließend umfassend getestet werden. Besonders anspruchsvoll waren die zahlreichen individuellen Entwicklungen, Zusatzlösungen und Abhängigkeiten. Auch die Suchfunktion und die verschiedenen Webanwendungen mussten in der neuen Umgebung neu eingerichtet und auf ihre korrekte Funktion überprüft werden.
Während der Migration kam es bei einzelnen technischen Schritten zu nicht eingeplanten Verzögerungen. Die eigentliche Migration und die anschließenden Tests nahmen insgesamt nahezu eine Woche intensiver Arbeit in Anspruch.
Das Ergebnis: Die gesamte SharePoint-Umgebung konnte erfolgreich auf die neue Plattform überführt werden. Auch die individuellen Anwendungen und Zusatzlösungen stehen weiterhin zur Verfügung. Für die Beschäftigten ändert sich damit im Alltag möglichst wenig: Die vertrauten Informationen, Anwendungen und Prozesse sind weiterhin erreichbar – nun auf einer modernen technischen Basis.
Mit der SharePoint Subscription Edition ist die RUB langfristig gut aufgestellt. Künftige Aktualisierungen können stärker in den laufenden Betrieb integriert werden. Große Versionsmigrationen wie in der Vergangenheit werden dadurch voraussichtlich nicht mehr notwendig sein. Damit verfügt die RUB über eine SharePoint-Plattform, die technisch bis weit in die 2030er-Jahre hinein betrieben werden kann.
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Letzte Änderung: 03. Sep. 2026
