Ein Rückblick

Ausgangspunkt für das Projekt war die alte Telefonanlage, die nicht nur technisch überholt und aufwändig zu administrieren war, sondern auch hohe Kosten verursachte – so schlugen jährlich rund 300.000 Euro an Energiekosten zu buche. Zudem konnte die alte Anlage die Anforderungen an mobiles Arbeiten nicht mehr erfüllen. Es war an der Zeit für eine Modernisierung. 

Neue Anlage UCware für mehr Flexibilität & Energieeinsparung

Mit der neuen Lösung verfolgte die Universität klare Ziele: Die Telefonie sollte nutzerfreundlicher sein, mobiles Arbeiten ermöglichen, den Stromverbrauch reduzieren sowie den Administrations- und Wartungsaufwand senken. Auch die Zahl der analogen Telefone sollte drastisch verringert werden. Mit Erfolg: Die Anzahl der physischen Telefone wurde von 10.000 auf nur noch 1.500 reduziert. Die gesamten Energiekosten konnten auf ca. 40.000 Euro gesenkt werden. Telefonieren ist nun von überall per PC und per App auf dem Smartphone möglich.

Kanzlerin Dr. Christina Reinhardt ist zufrieden mit dem Ergebnis: 

 „Das Projekt war insofern herausfordernd, weil es in die Gewohnheiten der Mitarbeitenden eingegriffen hat. Ich gratuliere dem Projektteam für die schnelle, erfolgreiche Umsetzung.“

Projekt verlief weitgehend reibungslos

Der Startschuss für das Projekt fiel im Januar 2023 mit der Projektfreigabe durch das Rektorat. Zunächst folgte ein Proof of Concept bei IT.SERVICES, in einem zweiten Schritt wurde die Universitätsverwaltung als Pilot auf die neue Anlage umgestellt. Ab dem vierten Quartal 2023 bis Ende 2024 begann die schrittweise Umstellung der restlichen Bereiche. Für die Umstellung letzter Funktionstelefone und Spezialanwendungen wurde das Projekt bis Juni 2025 verlängert und findet nun seinen erfolgreichen Abschluss. 

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, wurden die Nutzer*innen regelmäßig durch Informationskampagnen, wöchentliche Schulungen sowie regelmäßige Sprechstunden begleitet. Kurze Erklärvideos und Anleitungen unterstützten die Nutzer*innen zusätzlich. 

Oliver Klapetz, Projektkoordinator bei IT.SERVICES, blickt erleichtert auf den Projektverlauf: 

 „Was wir in den letzten zweieinhalb Jahren gemeinsam erreicht haben, ist beeindruckend. Viele Themen kamen spontan dazu, es gab intensive Gespräche und immer wieder neue Herausforderungen. Das Team hat in einem unglaublichen Tempo gearbeitet – auch wenn der Stresslevel dabei manchmal hoch war. Umso mehr zeigt das Ergebnis, was durch Zusammenhalt und Engagement möglich ist.“

Neue Telefonanlage wird gut angenommen

Bei Nutzer*innen wird die neue Telefonanlage weitgehend gut angenommen. Yves Suermann, stellvertretende Abteilungsleitung des Studierendensekretariats, zieht ein positives Fazit: 

 „Wir nutzen neben der neuen Telefonlage eine komplexe Call-Center-Struktur, die uns bei der Steuerung von jährlich mehr als 100.000 Ratsuchenden hilft. Das funktioniert richtig gut und ist eine wahnsinnige Entlastung. Beim Aufbau und der Weiterentwicklung wurden wir von Anfang an toll von IT.SERVICES unterstützt.“

Masha Gerding, Geschäftsführung der Fakultät für Physik und Astronomie, ist ebenfalls zufrieden mit der Ablauf der Umstellung: 

 „Aus meiner Sicht ist die Einführung der UC-Telefonie in der Fakultät insgesamt sehr gelungen. Die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Arbeitsbereiche, insbesondere in Laboren, Seminarräumen und Werkstätten, konnten während des Umstellungsprozesses erfolgreich abgestimmt und geklärt werden.“

Allerdings fiel nicht allen Nutzer*innen die Umstellung vom physischen Telefon zum Headset so leicht - mittlerweile haben sich jedoch die meisten an die neue Art der Telefonie gewöhnt. IT.SERVICES ist bestrebt Anregungen und Verbesserungsvorschläge von Nutzer*innen aufzunehmen und die Telefonanlage stetig zu verbessern, sodass in ein paar Jahren niemand mehr das physische Telefon vermissen wird. 

Grillen zur Feier des Tages

Um den Projektabschluss gebührend zu feiern, fand am 8. Juli 2025 ein Grillfest für alle Projektbeteiligten statt. Auch Kanzlerin Dr. Christina Reinhardt war vor Ort. Nachfolgend finden Sie einige Impressionen vom feierleichen Nachmittag. 

Weitere Informationen rund um das Projekt finden Sie im Serviceportal der RUB.