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Neues Urlaubsantragsportal steht in den Startlöchern

21.10.2019

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Noch eben einen Urlaubsantrag stellen und dann den lang ersehnten Sommerurlaub buchen – mit dem neuen Urlaubsantragsportal der RUB geht das zukünftig schneller, einfacher und übersichtlicher. Nicht nur für Antragstellerinnen und Antragsteller, sondern auch bei der Bearbeitung der Anträge.

Im Zuge des Programms „Prozessorientierung und Digitalisierung in der Verwaltung“ (PDV) soll im Laufe des Jahres 2020 das Urlaubsantragsportal für den gesamten Campus ausgerollt werden. Dann können Urlaubsanträge ganz einfach online und komplett ohne Papier gestellt werden.


Vorteile für Nutzerinnen und Nutzer

Das Urlaubsantragsportal ermöglicht es nicht nur, schnell und einfach Urlaubsanträge zu stellen, sondern bietet gleichzeitig eine Plattform mit allen Informationen rund um den Urlaub auf einen Blick. Im Bereich „Mein Urlaubskonto“ kann beispielsweise eingesehen werden, wie viel Jahresurlaub zur Verfügung steht, wie viele Resturlaubstage vorhanden sind und wie viele Tage bereits abgenommen wurden. Auch der verbliebende Gesamturlaub wird automatisch errechnet. All diese Daten können auch für frühere Jahre eingesehen werden.

Antrag stellen leichtgemacht

Urlaubsanträge können über ein Online-Formular im Portal gestellt werden. Vorgesetzte, Vertretungen oder weitere Hierarchieebenen müssen dem Urlaubsantrag zuerst zustimmen, bevor er im Personaldezernat genehmigt wird. Per E-Mail bekommen die zuständigen Personen eine Information über einen neuen Urlaubsantrag. Alle Anträge, bei denen eine Aktion erforderlich ist, können sie außerdem im Urlaubsantragsportal einsehen und bearbeiten. Die Antragstellerin oder der Antragsteller wird immer über den aktuellen Status des Antrags per E-Mail informiert und erhält auch im Portal eine Übersicht über die gestellten Anträge und deren Status.
Sollte man sich es einmal anders überlegen und den Urlaub stornieren müssen, so geht auch das per Stornierungsantrag über das Portal. Dabei kann der gesamte Urlaub oder nur einzelne Tage storniert werden. Das Urlaubskonto wird stets aktualisiert. 

Früher versus heute

Bereits seit 2015 existiert ein Urlaubsantragsportal in dem rund 20.000 Urlaubsanträge von ca. 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Verwaltung und in einigen zentralen Betriebseinheiten abgearbeitet wurden. Das alte System barg allerdings einige Nachteile und wurde deshalb am 16. September 2019 durch das neue Urlaubsantragsportal abgelöst.
Früher wurden die Urlaubsanträge zwar elektronisch an das Personaldezernat übermittelt, jedoch musste die Überführung der Daten in das Personaldatenmanagementsystem händisch erfolgen. Die Systeme waren nicht miteinander verknüpft, sodass die Bearbeitung der Anträge länger dauerte als nötig. Das neue Urlaubsantragsportal löst dieses Problem. Die Daten aus dem Urlaubsantragsportal werden automatisch in das Personaldatenmanagementsystem übertragen und auch wieder zurückgespiegelt. So sind die Informationen im Urlaubsantragsportal immer aktuell und die Mehrarbeit der manuellen Datenübertragung entfällt. 

Gut Ding will Weile haben

Das Urlaubsantragsportal soll campusweit ausgerollt werden. Ein bisschen gedulden muss man sich allerdings noch. Anfang nächsten Jahres geht das Projekt in eine dritte Pilotphase in Zusammenarbeit mit einigen Fakultäten. Im Laufe des Jahres 2020 soll es dann für den gesamten Campus zugänglich sein.